IT-SUUNNITTELU
IT-järjestelmä kannattaa suunnitella hyvin. Suunnitteluvaiheessa sinulla on parhaat mahdollisuudet vaikuttaa siihen tuleeko järjestelmästä hyvä tai huono. IT-järjestelmäsuunnitteluun kannattaa panostaa sekä omia resursseja että ostettuja asiantuntijapalveluita. Xifof Oy osaa IT-suunnittelun, me voimme auttaa.
Sinä, yrityksen johtaja, olet se taho joka tietää mitä liiketoimintasi tarvitsee. Voit käyttää apuna sekä IT-konsultteja että järjestelmätoimittajien asiantuntijoita, mutta sinun pitää kuitenkin itse olla mukana ohjaamassa suunnittelua ja tekemässä päätöksiä. Mitä paremmin olet paneutunut suunnitelmiin sen parempia päätöksiä voit tehdä.
IT-suunnittelun vaiheet
Lähtötilanne
Yleensä aloitamme IT-kehitysprojektin kartoittamalla lähtötilanteen. On tärkeätä tuntea lähtötilanne koska sen päälle uusi IT-järjestelmä rakennetaan. Joskus voidaan (joskus on pakko) käyttää osia vanhasta järjestelmästä joskus rakennetaan kaikki uusiksi – lähtötilanne on joka tapauksessa hyvä tuntea.
IT-suunnitteluryhmä
Tässä tilanteessa joudut tasapainottelemaan pienen ja vikkelän ryhmän tai ison ja monipuolisen ryhmän välillä. Kannattaako ottaa ulkopuolisia konsultteja mukaan projektiin – usein se kannattaa.
Jos ryhmä on pieni on itse työskentely yleensä helpompaa ja tehokkaampaa, mutta riskinä on se että pieni ryhmä ei osaa huomioida kaikkia tärkeitä näkökulmia. Ison ryhmän plussat ovat siinä että saadaan mukaan monen käyttäjän näkökulma. Loppukäyttäjät omaksuvat lopputuloksen paremmin jos he tuntevat olleensa mukana jo suunnitteluvaiheessa.
IT-suunittelun tavoitteet
On tärkeätä että kaikki suunnitteluryhmässä ymmärtävät asiat samalla tavalla – mitä halutaan saada aikaan uudella IT-järjestelmällä. Heti alusta on tehtävä kaikille selväksi mihin pyritään – myös itsellesikin.
Ellei sinulla ole selkeitä tavoitteita niin joudut helposti IT-järjestelmämyyjien viemäksi. IT-järjestelmämyyjät osaavat oman tuotteensa ja osaavat tuoda esiin sen tuotteen hyvät ominaisuudet. Sinulle on kuitenkin tärkeämpää saada tietää ratkaiseeko IT-järjestelmä itsellesi tärkeät asiat. Laadi siis ensin lista sinulle tärkeistä asioista ja peilaa uutta IT-järjestelmää tätä listaa vasten
Vaihtoehtoiset ratkaisut
Usein kannattaa aluksi “kartoittaa koko kenttä”, eli saada tietoa siitä mitä kaikkea on tarjolla. Melko nopeasti voidaan seuloa pois suurin osa tarjolla olevista vaihtoehdoista.
Kun verrataan vaihtoehtoja keskenään on tärkeätä tehdä vertaus samoin perustein. Laadi selkeä vertailutaulukko sinulle tärkeistä ominaisuuksista ja tarkista miten hyvin eri vaihtoehdot ratkaisevat näitä asioita. Tämän lisäksi voi tietysti listata vaihtoehtojen “muut plussat” mutta pitää aina pitää mielessä ne teille tärkeät asiat.
Kun vertailee kustannuksia kannattaa tehdä samalla tavalla – listata kaikki kustannukset eikä ainoastaan ne kustannukset mitä toimittajat esittävät tarjouksessaan. Toimittajat osaavat siististi jättää pois kaikenlaisia kustannuksia joita projektiin liittyy mutta jotka eivät ole aivan suoranaisesti sidottu juuri heidän tuotteeseensa.
Valitun vaihtoehdon tarkempi suunnittelu
Kun olet valinnut uuden IT-järjestelmän, tuotteen ja toimittajan, on aika tehdä yksityiskohtaisia suunnitelmia. Ketkä käyttävät mitäkin järjestelmänosia? Miten työrutiinit muuttuu? Miten hoidetaan koulutus – sitä tarvitaan! Mitkä tietokoneet ja palvelimet käytetään? Mitä oheislaitteita tarvitaan? Mitä vaatimuksia uudella IT-järjestelmällä on tietoliikenteen suhteen? Miten huolehditaan tietoturvasta? Mikä on projektin aikataulu? Mikä on projektin budjetti? Kuka hoitaa mitä? Miten hoidetaan seuranta?
Ennen käyttöönottoa on hyvä laatia melko tarkat ohjeet siitä miten järjestelmää käytetään. Jos aloitetaan käyttämään järjestelmää ilman selkeätä ohjeistusta niin lopputulos on rönsyily. Eli suunnittele käyttö ja laadi selkeät ohjeet – ja järjestä koulutus ennen käyttöönottoa.
Uuden järjestelmän käyttöönotto
Kaiken pitää olla valmista ennen käyttöönottoa – suunnitteluvaiheessa on hyvä tehdä tarkistuslista siitä. Tämä osuus on tärkeä ja tässä osuudessa on todennäköisesti “pisin lista” toimenpiteistä mitä pitää tehdä, missä järjestyksessä ja kuka tekee mitä. Tässä tileanteessa on hyvä että mukana on asiansaosaava projektijohtaja.
Älä ota käyttöön keskeneräistä järjestelmää.
Uuden järjestelmän ylläpito
Kaikki IT-järjestelmät tarvitsevat ylläpitoa – kannattaa jo suunnitteluvaiheessa miettiä tätä.
Muuta
Yllämainittujen asioiden lisäksi on varmaan muitakin asioita mitä pitää miettiä. Osa yllämainitusta ei taas koske yritystäsi. Yrityksesi ja sen liiketoiminta määrittää mitä pitää tehdä. Mitkä työrutiinit teillä on? Miten te hoidatte asioita. Mitä yritän saada sanottua on se että on paljon asioita mitä pitää miettiä. Osa asioista on pieniä, osa isoja. Osa on tärkeitä osa ei niin tärkeitä. On hyvä olla tietoinen näistä kaikista ja ainakin käsitellä ne tärkeät asiat.
IT-järjestelmä elää usein vähintään viisi vuotta, usein jopa kymmen. On siis tärkeää että jo alusta asti käytetään järjestelmää oikein. Tähän päästään hyvällä suunnittelulla – saat aikaiseksi hyvän IT-järjestelmän jota käytetään ja joka todella auttaa liiketoimintaa. Ellet ole suunnitellut järjestelmää hyvin niin saat todennäköisesti paljon huolia ja olet heittänyt rahaa kankkulan kaivoon – ei hyvä.
Xifof auttaa mielellään näissä asioissa – ota yhteyttä
